Jak stworzyć system premiowy dla pracowników?

Czym są systemy premiowe?

Na pewnym etapie rozwoju każdej organizacji przychodzi zmierzyć się z wyzwaniem, jakim jest stworzenie jednolitego, adekwatnego i skutecznego systemu premiowego w firmie. Na drodze staje szereg pytań: jak premiować pracowników? Jaki system bonusowy przyjąć, jakie zadania premiowe wprowadzić? Odpowiedzi znajdują się w naszym kompleksowym przewodniku. Zapraszamy!

System premiowania w firmie to kompleksowy mechanizm finansowy, którego celem jest stymulowanie wydajności pracowników oraz nagradzanie za ponadprzeciętne osiągnięcia. Prawidłowo skonstruowany system premiowy opiera się na następujących filarach:

• precyzyjnym zdefiniowaniu celów – oczekiwania względem pracowników są im znane i zrozumiałe;
• obiektywnych kryteriach oceny – do ewaluacji wykorzystywane są mierzalne wskaźniki efektywności (KPI);
• transparentności – co oznacza, że zasady premiowania pracowników są jawne;
• motywacyjnym charakterze premii –  ten zależy od jej wysokości. Musi być realną zachętą do zwiększania produktywności.

Nie ma uniwersalnego systemu premiowego. Dlatego projektowanie wymaga skrupulatnego podejścia, uwzględniającego specyfikę organizacji oraz potrzeby pracowników. To proces, który trwa, ale i wysiłek, który warto podjąć. Prawidłowo zaprojektowany i zarządzany system premiowania stanowi potężne narzędzie w rękach działu HR, z powodzeniem wspierające realizację celów biznesowych.

Dlaczego warto stosować systemy premiowe?

Na początek podkreślmy ważną rzecz: odpowiednie zaplanowanie samego systemu premiowania, jak i jego implementacja oraz zakomunikowanie są niezwykle ważne. Pominięcie któregoś z etapów wdrożenia może sprawić, że działanie będzie miało skutki odwrotne od zamierzonego. Łatwo wpaść w pułapkę, ponieważ system premiowy w firmie ma ogromny potencjał do motywowania, ale źle zaplanowany może skutecznie demotywować.

Jednak najmniej korzystnym scenariuszem jest jego zupełny brak premiowania. I o ile organizacja zaplanuje proces strategicznie, korzyści, które będzie z niego czerpać, pozytywnie wpłyną na każdy aspekt działania firmy.

Jak już wspomnieliśmy, system premiowy skutecznie wpływa wydajność pracowników. Wizja otrzymania premii to motywator, który zachęca do przekraczania oczekiwań i szybszego osiągnięcia organizacyjnych celów. Dlatego system premiowania należy opracować tak, aby z nimi współgrał. Dzięki temu nagradzane będą wyniki i zachowania, które są wiatrem w firmowe żagle.

Atrakcyjny system premiowy to doskonałe narzędzie retencyjne. Niezwykle trudno rozstać się z organizacją, która nagradza pracowników sprawiedliwie, adekwatnie i odczuwalnie dla budżetu zatrudnionych. Dobrze przygotowana strategia premiowania może być silnym filarem firmowego EVP (Employee Value Proposition), które przyciągnie kandydatów, a na późniejszym etapie cyklu życia pracownika – pomóc w zatrzymywaniu kluczowych talentów w organizacji. 

System premiowania pozwala na nagradzanie wyników, pożądanych zachowań i kompetencji. Dzięki temu pracodawca może kształtować kulturę organizacyjną i wspierać rozwój kluczowych umiejętności.

Ale aby tak się stało, system musi spełniać pewne warunki.

Jakie są kluczowe elementy skutecznego systemu premiowego?

To, o czym powinno się pamiętać w pierwszej kolejności, to dywersyfikacja instrumentów motywacyjnych. Rekomendujemy implementację rozwiązań finansowych oraz pozafinansowych, takich jak np. dodatkowe dni wolne czy benefity pracownicze. 

Zapewnienie pełnej transparentności i spójności systemu premiowego jest absolutną koniecznością. Precyzyjnie zdefiniowane kryteria, jasno komunikowane zasady oraz konsekwentne stosowanie przyjętych reguł minimalizują ryzyko powstania konfliktów interpersonalnych i negatywnego wpływu na morale zespołu. Przejrzystość systemu premiowego pozwala na budowę kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu i sprawiedliwości.

I tutaj warto wspomnieć o jeszcze jednym istotnym elemencie, którym jest komunikacja – ta powinna być dwukierunkowa. Regularne sesje feedbackowe, zarówno w formie indywidualnych rozmów, jak i ankiet ewaluacyjnych, umożliwią przekazywanie informacji o przyznanych premiach i pozyskiwanie cennych insightów od pracowników. Taka strategia komunikacyjna sprzyja ciągłemu doskonaleniu systemu i jego adaptacji. Potrzeby organizacji i jej pracowników będą zmieniać się na przestrzeni czasu, dlatego system premiowy powinien zakładać iteracyjne podejście.

„Zrób X, a otrzymasz Y” – zachęcamy do odejścia od tego klasycznego modelu warunkowania behawioralnego w systemie premiowym. Zamiast stosowania prostych schematów „bodziec-reakcja”, należy dążyć do stworzenia środowiska pracy stymulującego wewnętrzną motywację pracowników. Koncentracja na rozwoju kompetencji, autonomii i poczuciu celu może przynieść lepsze rezultaty niż tradycyjne systemy oparte na zewnętrznych nagrodach. I w końcu: system premiowania powinien być ściśle skorelowany z celami strategicznymi organizacji. Kryteria przyznawania premii powinny odzwierciedlać kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) na poziomie indywidualnym, zespołowym i organizacyjnym. Dopiero to zapewni synergię między działaniami pracowników a długoterminowymi celami firmy.

Jakie są rodzaje premii i które z nich warto zastosować?

Najbardziej znane rodzaje systemów premiowania pracowników to premia uznaniowa i premia regulaminowa. Natomiast systemów, wśród których może wybierać firma, jest znacznie więcej.

Premia uznaniowa

Wręczenie bonusu zależy od dobrej woli pracodawcy, bez określonych z góry kryteriów czy częstotliwości przyznawania. Jednak zalecamy ostrożne podejście. W 2014 firma European Bonus & Sales Compensation Survey przeprowadziła badanie, które wykazało, że ten rodzaj premii jest mało efektywny ze względu na brak transparentności i ograniczoną liczbę beneficjentów. Może być jednak stosowany w wyjątkowych sytuacjach, np. za innowacyjne rozwiązania optymalizujące procesy w firmie.

Premia regulaminowa

System zbudowany na jasno określonych zasadach zawartych w wewnętrznych przepisach firmy. Kryteria mogą obejmować np. brak spóźnień czy wysoką frekwencję. Ten system premiowania pracowników jest przewidywalny i transparentny.

Premiowanie na podstawie Management by Objectives (MBO)

System premiowania oparty na realizacji konkretnych założeń jest popularny zwłaszcza w większych organizacjach. Wymaga precyzyjnego określenia i monitorowania celów indywidualnych, zespołowych i organizacyjnych. Bywa mniej efektywny na stanowiskach specjalistycznych, gdzie trudniej o cele, które można zmierzyć.

System prowizyjny (premia od sprzedaży)

Najczęściej stosowany w działach handlowych i sprzedażowych. Polega na przyznawaniu premii jako procentu od wyników. Choć skutecznie motywuje do zwiększania efektywności, wymaga starannego zaprojektowania. To pozwoli uniknąć negatywnych skutków ubocznych, takich jak nadmierna presja czy zachowania nieetyczne.

Premia zadaniowa

System premiujący wykonanie konkretnych, dodatkowych zadań w określonych ramach czasowych. Szczególnie efektywny na stanowiskach specjalistycznych, gdzie – jak już wspomnieliśmy – trudno o jednoznaczne cele ilościowe. Pozwala na elastyczne motywowanie pracowników do podejmowania się projektów wykraczających poza standardowy zakres obowiązków.

Dodatki funkcyjne i stażowe

To systemy premiowe oparte na pozycji w strukturze organizacyjnej lub długości zatrudnienia. Choć nie są bezpośrednio powiązane z efektywnością, mogą służyć jako narzędzie wspierające retencję.

System kafeteryjny

Elastyczny system benefitów pozapłacowych, doładowany na kwotę wybraną przez pracodawcę, pozwoli pracownikom na wybór preferowanych świadczeń z określonej puli. Może obejmować zarówno benefity okołofinansowe (np. karty podarunkowe, budżet rozwojowy), jak i pozapłacowe (dodatkowe dni urlopu, lepsze narzędzia pracy).

Premie okresowe

Systemy premiowania pracowników mogą być realizowane w różnych cyklach czasowych:

• miesięcznym,
• kwartalnym,
• rocznym.

Ile organizacji, tyle możliwości. Dlatego wdrożenie systemu premiowego powinno być poprzedzone analizą stanu wyjściowego organizacji, jej możliwości i celów biznesowych.

Jak wdrożyć system premiowania w organizacji? 

Przygotowaliśmy dla Ciebie kilka kroków, które przeprowadzą Cię przez wdrożenie systemu premiowania w organizacji. Choć w przypadku każdej firmy składające się na dany krok działania mogą się różnić, schemat pozostaje podobny.

Krok 1: określ strategiczne cele organizacji

Czy firma ma długofalowe cele? Jeśli tak, to one będą drogowskazem dla całego procesu. Zidentyfikuj kluczowe wskaźniki efektywności na poziomie organizacyjnym. Upewnij się, że system premiowy będzie wspierał ich realizację.

Krok 2: przeprowadź audyt i zbierz feedback w organizacji

Zbierz w jednym miejscu dotychczasowe praktyki dotyczące wynagradzania. Poproś pracowników o informacje dotyczące ich oczekiwań. Możesz to zrobić np. poprzez ankiety (na przykład korzystając z dedykowanej funkcjonalności HRcode) i wywiady. Zidentyfikuj obszary wymagające poprawy w obecnym systemie motywacyjnym.

Krok 4: opracuj komunikację

Zdefiniuj konkretne, mierzalne cele (pamiętaj, aby planować je w modelu SMART) dla każdego stanowiska lub grupy stanowisk, ustal wagi dla poszczególnych kryteriów – i zastanów się, w jaki sposób to zakomunikujesz. To czas na przygotowanie stosownych regulaminów i zadbanie o prawidłowy obieg dokumentów związany z systemem premiowym.

Krok 5: Stwórz procedurę monitoringu i ewaluacji

Przeprowadzaj regularne przeglądy systemu premiowania (np. co 6-12 miesięcy) i sprawdź, czy realizuje założone cele. Analizuj dane i feedback od pracowników i managerów, a jeśli to konieczne – wprowadzaj niezbędne modyfikacje.

Jak monitorować i oceniać skuteczność systemu premiowego?

Jest szereg wskaźników, które warto uwzględnić przy okazji monitoringu skuteczności systemu premiowego. Należą do nich:

• Retencja pracowników – pozwoli ocenić poziom utrzymania HiPo’s (Hight Potential Employees) w organizacji. 
• Poziom zaangażowania, mierzony np. badaniami pulse check.
• Wskaźnik innowacyjności, czyli liczba zgłaszanych i wdrażanych pomysłów usprawniających procesy w firmie.
• Jakość pracy, mierzona np. poprzez liczbę reklamacji klientów lub wskaźnik błędów w procesach.
• Współczynnik konwersji. W przypadku działów sprzedażowych pozwoli ocenić wpływ systemu premiowego na skuteczność sprzedaży.
• Wskaźnik rotacji pracowników staje się wstępem do określenia, czy system premiowy wpływa na zmniejszenie niepożądanej rotacji w firmie.
• Czas realizacji projektów – w przypadku pracy projektowej system premiowania może pozytywnie wpłynąć na terminowość i efektywność realizacji zadań.
• ROI, czyli stosunek kosztów systemu premiowego do osiąganych korzyści finansowych dla organizacji.

Jak widać, wskaźników jest sporo, dlatego warto wybrać te, które są kluczowe na dany moment i ustalić terminy ich cyklicznych przeglądów. Ponadto bieżące śledzenie trendów dotyczących wysokości przyznawanych premii i zestawianie ich z osiąganymi przez firmę wynikami może dostarczyć wartościowych danych.

I tym razem feedback to ważny element procesu. Dlatego włącz kilka pytań o system premiowy do sesji informacji zwrotnej, które mają miejsce w organizacji lub przeprowadzaj osobne, anonimowe ankiety satysfakcji. Być może pracownicy będą mieli sugestie i propozycje ulepszeń? Warto się nad nimi pochylić. Na podstawie zebranych danych i analiz, wprowadzaj niezbędne modyfikacje. Mało który system premiowania jest doskonały od razu. W razie potrzeby można dostosować kryteria premiowania do zaktualizowanych celów, a także modyfikować wysokość i strukturę premii.

Najczęstsze błędy przy tworzeniu systemów premiowych

Choć ich celem jest wzrost motywacji, systemy premiowania dla pracowników paradoksalnie mogą prowadzić do niepożądanych skutków – jednak tylko wtedy, kiedy są nieodpowiednio zaprojektowane i wdrożone. Jakie błędy są najczęściej popełniane i co ważniejsze, jakie konsekwencje z nich wynikają? 

• Brak wsparcia dla motywacji wewnętrznej

Postrzeganie zadań wyłącznie przez pryzmat potencjalnej premii często prowadzi do utraty zaangażowania w pracę. Zamiast czerpać satysfakcję z samego procesu i osiągania celów, pracownicy skupiają się jedynie na finansowej gratyfikacji. W rezultacie system mający motywować może prowadzić do spadku ogólnej motywacji i wydajności.

• Promocja krótkowzroczności

Systemy premiowe często koncentrują się na krótkoterminowych celach i wynikach, w rezultacie długofalowa strategia i zrównoważony rozwój schodzą na dalszy plan.  Dążąc do osiągnięcia wyznaczonych celów premiowych, pracownicy mogą podejmować decyzje, które w będą korzystne jedynie w krótkiej perspektywie.

• Hamulec dla kreatywności

Jeśli kryteria są zbyt sztywne, może się okazać, że innowacyjne podejście się po prostu nie opłaca. Zespoły mogą skupić się wyłącznie na osiąganiu z góry ustalonych celów, a przy tym – unikać podejmowania ryzyka i eksperymentowania z nowymi rozwiązaniami. W rezultacie firma może tracić potencjał rozwojowy.

• Promowanie nieuczciwych praktyk

W niektórych przypadkach systemy premiowe zachęcają do nieuczciwych lub nieetycznych zachowań. Niektórzy mogą manipulować danymi, zaniedbywać jakość pracy lub działać na szkodę współpracowników, jeśli tylko pozwoli im to osiągnąć własne cele. Takie zachowania nie tylko podważają integralność systemu, ale działają na szkodę kultury organizacyjnej w firmie.

• Uzależnienie od premii

Regularne przyznawanie premii może prowadzić do sytuacji, w której pracownicy zaczynają traktować je jako stały element wynagrodzenia, a nie dodatkową motywację. W rezultacie brak bonusu w danym okresie może być postrzegany jako kara, a nie brak dodatkowej nagrody. 

• Zaburzenie work-life balance

Systemy premiowe nagradzające osiąganie celów kosztem życia prywatnego mogą prowadzić do zaburzenia między sferą osobistą i zawodową. W dłuższej perspektywie może to skutkować wypaleniem zawodowym, problemami zdrowotnymi i spadkiem ogólnej satysfakcji z pracy.

• Ignorowanie czynników zewnętrznych

Planując bonus premiowy i warunki jego otrzymania, warto brać pod uwagę nie tylko to, co w firmie, ale i czynniki zewnętrzne, które mogą wpływać na wyniki pracy. Do tych należą zmiany rynkowe, działania konkurencji czy globalne kryzysy. W innym przypadku pracownicy mogą być niesprawiedliwie oceniani za wyniki, na które mieli ograniczony wpływ.

Tym, co może skutecznie zburzyć sukces najlepszego programu premiowego, jest brak transparentności. Kryteria przyznawania nagród powinny być przystępne, zrozumiałe i możliwe do spełnienia. W przeciwnym razie pracownicy mogą czuć się niesprawiedliwie oceniani, a program ,zamiast ich motywować, osiągnie skutek przeciwny do zamierzonego.

Przykłady systemu premiowania pracowników

Na koniec przygotowaliśmy przykład systemu premiowania pracowników. A nawet 3 przykłady. Oto one:

1. System oparty na realizacji planu sprzedaży – polega na przyznawaniu premii za osiągnięcie lub przekroczenie założonego targetu. Na przykład w przypadku realizacji planu powyżej 100%, pracownik otrzymuje premię w wysokości 20% swojej pensji. Ten system wymaga dokładnego monitorowania wyników i przejrzystego raportowania.
2. System mieszany (cele ilościowe i jakościowe) – łączy premię za realizację celów ilościowych (np. 20% podstawy za osiągnięcie wartości sprzedaży) z premią za cele jakościowe (np. dodatkowe 16% za realizację zadań takich jak wystawienie ekspozycji czy sprzedaż specjalnych pakietów).
3. System z akceleratorami – często używany w sprzedaży, opiera się na progach premiowych, np.:

• 20% premii za realizację 90% planu,
• 50% premii za realizację 100-120% planu,
• 60% premii za realizację powyżej 120% planu.

Ten wzór systemu premiowego motywuje do przekraczania założeń.

Pomocny w kwestii programów premiowych jest moduł KOR od HRcode – pozwala na przeprowadzenie oceny rozwojowej i dokładnym wyliczeniu premii. Chcesz poznać je lepiej? Umów się na prezentację!

Bibliografia:
https://wynagrodzenia.pl/artykul/jak-nie-demotywowac-wynagradzajac-za-efekty;
https://www.adecco.co.uk/client-blog/2022/november/how-to-create-an-evp;
https://www.aon.com/unitedkingdom/products-and-services/human-capital-consulting/thought-leadership/compensation/european-bonus-sales-compensation-results.jsp;
https://www.linkedin.com/advice/3/how-can-you-measure-roi-your-sales-teams-bonus-og9ee;
https://dbc.wroc.pl/Content/122495/Jaworska_Znaczenie_systemow_motywacyjnych.pdf.

Artykuł Jak stworzyć system premiowy dla pracowników? pochodzi z serwisu Platforma HRcode.