Zarządzanie przez cele (ZPC) – wdrożenie systemu MBO
Skoro tu jesteś, to pewnie rozważasz wdrożenie zarządzania przez cele w swojej firmie lub chcesz się nieco więcej dowiedzieć o jego zaletach i wadach. Nasz przewodnik po MBO podzieliśmy na kilka etapów, byś szybko mógł znaleźć to, czego szukasz.
Czym jest zarządzanie przez cele, ZPC (ang. Management by Objectives, MBO)?
Zarządzanie przez cele (ZPC, ang. MBO, Management by Objectives) to jedna z metod zarządzania firmą. Metoda MBO została opisana po raz pierwszy w 1954 przez Petera Druckera w jego książce pt. Praktyka zarządzania.
Podstawą zarządzania przez cele jest założenie, że do najważniejszych zasobów przedsiębiorstwa decydujących o jego wynikach, należy motywacja, inicjatywa i aktywność pracowników.
Idea MBO skoncentrowana jest na wspólnym (przełożeni i podwładni):
- określaniu i negocjowaniu celów;
- ustalaniu mierników wyników końcowych;
- okresowych przeglądach i ocenie uzyskanych rezultatów.
Zgodnie z ideą zarządzania przez cele sukces przedsiębiorstwa wymaga zaangażowania wszystkich pracowników. Jasno określone i wspólnie uzgodnione cele stają się czynnikiem motywującym nie tylko kadrę zarządzającą, ale przede wszystkim pracowników uczestniczących w ich realizacji.
Nieco historii, czyli Peter Drucker i metoda zarządzania przez cele
Już na początku XX wieku teorią zarządzania przez cele zajmowali się m.in. Frederick Winslow Taylor czy Henry Ford. Jednakże dopiero w połowie lat pięćdziesiątych Peter Drucker stworzył nowy model zarządzania oparty na wynikach i budowaniu zaangażowania pracowników. W swoim dziele pt. Praktyka zarządzania (the Practice of Management) pisał o „zarządzaniu, które umożliwi pełny rozwój indywidualnych sił ludzkich i odpowiedzialności, a równocześnie nada wspólny kierunek poczuciu perspektywy i wysiłkom, zapewni zespołowość pracy, harmonizując z dobrem wspólnym cele indywidualne.”
Peter Drucker zdefiniował tę koncepcję jako „zarządzanie przez cele i samokontrolę”. Wiele postępowych przedsiębiorstw zdecydowało się na wdrożenie koncepcji zarządzania przez cele. Zaczęto je określać nazwą MBO, od angielskiego Management by Objectives. Szybko okazało się, że wysokie zaangażowanie w MBO przekłada się na wzrost produktywności.
System zarządzania przez cele: zasady, przykłady i praktyka
Założenia i podstawy ZPC uczą tego, że to co najmocniej wpływa na funkcjonowanie firmy to:
- umiejętne wyznaczanie celów (S.M.A.R.T., kaskadowanie);
- odpowiednie ich komunikowanie;
- monitorowanie poziomu ich realizacji i wprowadzanie odpowiednich zmian.
Cele zarządzania przez cele
Cele MBO wynikają ze strategii przedsiębiorstwa. Powinny być istotne, konkretne, praktyczne, a najlepiej także inspirujące. Udokumentowane w formie pisemnej i powszechnie dostępne, sprzyjają uzgadnianiu wysiłków, jasności i satysfakcji z pracy.
Wyznaczanie celów metodą SMART
Jednym z głównych założeń, które musi spełnić każdy cel jest bycie S.M.A.R.T. Ten akronim od ang. Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound jest koncepcją zgodnie z którą, poprawnie sformułowany cel powinien być:
- S (Simple lub Specific), czyli prosty, sprecyzowany, ale i szczegółowy. Cel powinien być jasno określony i sformułowany tak, aby nie pozostawiać pola do dwuznaczności w jego zrozumieniu.
- M (Measurable), czyli mierzalny lub wymierny. Cel mierzalny to taki, który daje się zmierzyć lub policzyć. Pozwoli to obiektywnie określić postępy i stopień realizacji celu.
- A (Achievable), czyli osiągalny. Cele nie mogą być zbyt proste, ale należy upewnić się, że ambitne cele są wykonalne.
- R (Relevant lub Realistic), czyli istotny i realistyczny. Litery „A” i „R” akronimu SMART są ze sobą blisko związane.
- T (Time-bound), czyli określony w czasie. Najprościej ujmując, to termin wykonania danego zadania lub inaczej dokładnie określone ramy czasowe.
Cele SMART poprawiają efektywność procesu wyznaczania celów, a także umożliwiają sprawdzenie, czy zostały one osiągnięte. Określenie celów metodą SMART wielokrotnie zwiększa szanse na powodzenie.
Kaskadowanie celów
Klasycznie cele z najwyższych szczebli organizacji schodzą „w dół” niczym kaskada. Rozbijają się po drodze na mniejsze cele i zadania dla poszczególnych działów, a finalnie do konkretnych pracowników.
Przykładem kaskadowania może być rozbicie celu sprzedażowego na grupę sprzedawców. Każdy z zespołu sprzedażowego wniesie swój wkład w ostateczny wynik.
Istnieje też kaskadowanie celów „w górę”, gdy cel widoczny na samej górze jest inspiracją do pojawienia się mniejszych celów na dole organizacji. Te w efekcie złożą się na realizację celu nadrzędnego.
Zarządzanie przez cele MBO nie narzuca dokładnych metod osiągania celów. Każdy z pracowników jest rozliczany wyłącznie za wyniki. To w jaki sposób zostaną one osiągnięte zależne jest tylko od ustaleń pomiędzy przełożonym a pracownikiem.
Proces ustalania celów oraz oczekiwane przez przełożonego rezultaty ustalane są wspólnie z pracownikiem, by uniknąć sytuacji, w której pracownicy niższego szczebla byliby pozostawieni sami sobie, bez świadomości, dokąd zmierza organizacja.
Częste oczekiwanie kadry kierowniczej tego, że pracownicy będą sami potrafili zinterpretować strategię i samodzielnie określą swoje cele indywidualne oraz to, jak osiągną dany cel, jest błędne. Metoda zarządzania przez cele ma zapobiegać takim sytuacjom.
Sposób komunikacji celów w zarządzaniu przez cele
Widoczność i świadomość celów jest kluczowa. Aby cele udało się zrealizować, muszą być widoczne dla wszystkich pracowników.
Ich spisanie i prezentacja w jednym miejscu – np. aplikacji do zarządzania celami, odgrywa ważną rolę. W ten sposób zespół zyskuje jedno, centralne źródło wiedzy, a wszystkie informacje związane z realizacją celów gromadzone są w tym samym miejscu.
Zamiast przechowywania celów w dokumentach, czy firmowych prezentacjach, w których trudno jest je znaleźć i mało kto ma do nich szybki dostęp, można połączyć cele z codziennymi obowiązkami pracowników, tak aby każdy był zmotywowany, skupiony i na bieżąco o wszystkim poinformowany oraz mógł śledzić poziom realizacji danego celu.
Angażowanie osób uczestniczących w proces wdrożenia zarządzania przez cele
Decyzja o wdrożeniu zarządzania przez cele czyli MBO zapada zawsze na szczycie organizacji, ale to od tego, czy pracownicy zidentyfikują się z celami zależy to, czy cały proces będzie efektywny. Jeśli kierownictwo nie przekaże swoim podwładnym strategicznych i operacyjnych celów, to zaangażowanie pracownika w to, by osiągnął swoje cele będzie zerowe.
Zarządzanie przez cele MBO to proces, który ma wpływ na funkcjonowanie całej organizacji i wymaga zaangażowania pracowników i wysokiego priorytetu wśród całej kadry zarządzającej.
Monitoring i kontrola procesu dążenia do wyznaczonych celów
Kolejnym ważnym elementem zarządzania przez cele jest kontrola procesu dążenia do wyznaczonych celów, czyli mówiąc wprost sprawdzanie tego, w jakim stopniu cele są realizowane, a jeśli nie są, to z czego wynikają problemy. Takie podejście pozwala odpowiednio wcześnie podjąć odpowiednie działania naprawcze.
Formułowanie celów i przypisanie im odpowiednich mierników jest wyzwaniem. Postępy należy monitorować i weryfikować na bieżąco, dzieląc na mniejsze cele i mierząc stopień ich realizacji w krótszych odstępach czasu np. poprzez określanie wag i celów w różnych jednostkach miary (np. PLN, sztuki, %).
Przykładowe mierniki ilościowe i jakościowe (KPI) osiągnięcia celu to np.: wielkość sprzedaży, terminowość, poziom satysfakcji klienta, liczba błędów, liczba/procent nowych produktów, czas wprowadzenia nowego produktu.
Regularny monitoring efektów i okresowy pomiar postępów w realizacji celów daje pewność podążania we właściwym kierunku.
Czy warto wdrażać system zarządzania przez cele MBO w firmie?
Zespoły, które osiągają imponujące rezultaty, stawiają sobie ambitne cele. System MBO ma za zadanie ułatwić osiąganie zarówno tych największych celów, jak i tych mniejszych: tygodniowych czy kwartalnych.
System zarządzania przez cele wnosi przejrzystość do procesu określania celów, zarządzania pracownikami oraz projektami. Pozwala wszystkim członkom zespołu być na bieżąco i podążać we właściwym kierunku. Wszyscy dokładnie znają swoje priorytety, co pozwala im utrzymać wysoką motywację.
Zalety wdrożenia zarządzania przez cele w firmie
Korzyści dla kadry zarządzającej
W skrócie to rozwiązanie problemów firmy związanych z planowaniem, motywacją, oceną i kontrolą.
Prawidłowe wdrożenie metody zarządzania przez cele zapewnia:
- Przełożenie strategii firmy na konkretne cele – strategiczne, taktyczne i operacyjne. Firma doskonale wie, co chce osiągnąć i kiedy to się stanie.
- Przejrzystość celów organizacji i ich powiązanie z celami pracowników. Przejrzyste cele pozwalają uniknąć dwuznaczności i niejasności.
- Kaskadowanie celów strategicznych, taktycznych i operacyjnych, co pozwala każdemu pracownikowi rozumieć swój wkład w organizację.
- Elastyczne modyfikowanie celów i przenoszenie celów pomiędzy pracownikami. To ułatwia zarządzanie nimi i lepsze reagowanie w sytuacjach niedoboru kadry.
- Przejrzystą komunikację i skoordynowane działania.
- Monitoring i raportowanie: jasna ocena realizacji celów, postęp realizacji widoczny na bieżąco, wskaźniki są łatwe do śledzenia
- Łatwy sposób określania sukcesu: ocena skuteczności tego, czy projekt zakończył się powodzeniem i cel został osiągnięty.
- Sprawiedliwą ocenę pracowników umożliwiając im jednocześnie ocenę własnej pracy w świetle celów firmy.
Korzyści dla pracowników
Kiedy zespół dokładnie wie, jaki cel ma osiągnąć, wszyscy są bardziej zmotywowani i lepiej ze sobą współpracują. W ramach systemu zarządzania przez cele MBO pracownicy samodzielnie mogą wyznaczać sobie cele i przesyłać je do akceptacji przełożonym. Członkowie zespołu, którzy rozumieją, w jaki sposób ich praca przyczynia się do osiągania ogólnych celów biznesowych są bardziej produktywni i zaangażowani. W efekcie pomaga to zwiększyć motywację całego zespołu. Przejrzystość celów wraz z określonym terminem realizacji, zwiększa mobilizację do działania i pomaga wykonać plan.
Dodatkowo, powiązanie poszczególnych pracowników z celami i oparcie systemu premiowego o ich wykonanie, pozwala łatwiej i bardziej obiektywnie podejmować decyzje dotyczące nagradzania pracowników.
Jak skutecznie wdrożyć zarządzanie przez cele MBO w firmie?
Przygotowując się do wprowadzenia MBO w firmie należy zwrócić szczególną uwagę na trzy aspekty:
- przygotowanie zespołu do wdrożenia ZPC;
- zaangażowanie pracowników;
- wybór systemu do zarządzania celami.
Zespół musi wiedzieć:
- po co wdrażamy zarządzanie przez cele;
- jakie są korzyści tej metody;
- co konkretnie to oznacza dla każdego z pracowników.
Dlatego, po decyzji zarządu dotyczącej rozpoczęcia pracy nad uruchomieniem systemu zarządzania przez cele MBO w firmie, niezbędne będzie wyznaczenie osoby wewnątrz firmy, która przejmie odpowiedzialność za operacyjne wdrożenie systemu i wewnętrzne poprowadzenie projektu:
- przeprowadzenie szkoleń;
- poinstruowanie pracowników;
- opracowanie wewnętrznych regulacji.
Aby wdrożenie się udało i przyniosło oczekiwane korzyści, konieczne jest zaangażowanie pracowników wszystkich szczebli. Bez kultury organizacyjnej, która wspiera chęć uczestniczenia w rozwoju firmy i realizacji wyznaczonych celów, proces się nie uda.
Do skutecznego wdrożenia metody zarządzania przez cele ZPC niezbędne będzie również nowoczesne narzędzie IT takie jak np. system do zarządzania przez cele HRcode. Przed wyborem systemu trzeba przygotować główne założenia tego, jak system MBO ma funkcjonować w danej firmie, a następnie zweryfikować czy wybrane rozwiązania posiadają wszystkie niezbędne funkcje.
Dużą zaletą dobrego systemu IT do zarządzania przez cele MBO jest elastyczność i możliwość szybkiego dostosowania go pod indywidualne potrzeby klienta. M.in. taką elastycznością cechuje się HRcode.
Jak działa oprogramowanie do zarządzania przez cele MBO?
Zadaniem aplikacji do MBO jest ułatwienie i skoordynowanie zarządzania pracownikami poprzez zarządzanie celami. System do zarządzania przez cele MBO HRcode wspiera firmy w szybkim i intuicyjnym przeprowadzeniu procesu wyznaczania celów oraz ich bieżącym monitorowaniu.
Funkcjonalności aplikacji do zarządzania przez cele HRcode to:
- przejrzysty przegląd celów;
- kaskadowanie celów;
- bieżący podgląd stopnia realizacji;
- raportowanie celów „w górę”;
- sortowanie, porównywanie celów;
- tworzenia różnego rodzaju zestawień.
Przebieg wdrożenia systemu IT do zarządzania celami
HRcode jako dostawca systemu, zapewnia pełne wsparcie w trakcie wdrożenia, od dostarczenia szablonów dokumentów, przez import danych, po integracje oraz gotowe materiały szkoleniowe dla pracowników i managerów. Po stronie HRcode jest zapewnienie dostępu wszystkim wskazanym użytkownikom, przekazanie instrukcji, przeszkolenie z systemu administratora i zaprezentowanie jak z niego korzystać.
Szczególnie istotnie, nie tylko w pierwszych miesiącach funkcjonowania systemu, jest wyznaczenie po stronie klienta „Opiekuna”, który będzie czuwał nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu i dbał o równomierne i stałe zaangażowanie kadry managerskiej oraz pracowników w korzystanie z narzędzia.
Artykuł Zarządzanie przez cele (ZPC) – jak wdrożyć system MBO? pochodzi z serwisu Platforma HRcode.